Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do tài liệu kế toán bị mất bởi các nguyên nhân khách quan được thực hiện thế nào?

Nội dung chính

• Việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được quy định thế nào?
• Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do tài liệu kế toán bị mất bởi các nguyên nhân khách quan được thực hiện thế nào?
• Việc xử lý đối với những tài liệu kế toán bị mất được thực hiện theo phương pháp nào?

Việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được quy định thế nào?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất như sau:

Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư này) xác nhận kèm theo bảng kê từng loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,... và theo mức độ bị huỷ hoại.

2. Phân loại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại như sau:

a) Tài liệu còn có thể sử dụng được;

b) Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn);

c) Tài liệu bị mất.

Theo đó, việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 6 nêu trên.

Tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do tài liệu kế toán bị mất bởi các nguyên nhân khách quan được thực hiện thế nào?

Theo Điều 10 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan như sau:

Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan

1. Đồng thời với việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán, các đơn vị bị thiệt hại phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, công nợ và nguồn vốn của đơn vị hiện có đến thời điểm kiểm kê. Đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn, kinh phí phải đối chiếu và có sự xác nhận của các đơn vị có liên quan nhằm xác định hiện trạng và số thực còn về tài sản, nguồn vốn, công nợ đến thời điểm sau khi bị thiệt hại.

2. Căn cứ vào số liệu, tài liệu kế toán hiện có hoặc đã được phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực còn đến thời điểm trước khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với các bên có liên quan làm căn cứ xác định số dư chuyển vào sổ kế toán và xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất do nguyên nhân khách quan gây ra.

3. Việc xử lý tổn thất tài sản do các nguyên nhân khách quan và chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán được thực hiện theo quy định của chế độ quản lý tài chính hiện hành.

Theo đó, việc kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do tài liệu kế toán bị mất bởi các nguyên nhân khách quan được thực hiện theo quy định tại Điều 10 nêu trên.

Việc xử lý đối với những tài liệu kế toán bị mất được thực hiện theo phương pháp nào?

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 96/2010/TT-BTC về phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất như sau:

Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất

1. Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu này và phải có xác nhận của đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.

2. Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khoản đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư các tài khoản đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới.

3. Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.

4. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn mà không còn tài liệu để sao chụp, đơn vị kế toán phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Đơn vị kế toán lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp trên.

Như vậy, việc xử lý đối với những tài liệu kế toán bị mất được thực hiện theo những phương pháp được quy định tại Điều 12 nêu trên.