Lập hóa đơn vào ngày 31/12/2023 và ký hóa đơn ngày 04/01/2024 thì ghi nhận chi phí vào ngày nào?

Nội dung chính

• Thời điểm lập hóa đơn là gì?
• Lập hóa đơn vào ngày 31/12/2023 và ký hóa đơn ngày 04/01/2024 thì ghi nhận chi phí vào ngày nào?
• Số hóa đơn khi người bán lập hóa đơn được thể hiện như thế nào?

Thời điểm lập hóa đơn là gì?

Thời điểm lập hóa đơn được giải thích tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

- Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể khác được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Lập hóa đơn (Hình từ Internet)

Lập hóa đơn vào ngày 31/12/2023 và ký hóa đơn ngày 04/01/2024 thì ghi nhận chi phí vào ngày nào?

Lập hóa đơn vào ngày 31/12/2023 và ký hóa đơn ngày 04/01/2024 thì ghi nhận chi phí vào ngày nào, thì căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Nội dung của hóa đơn

...

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

...

Và căn cứ Điều 82 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí

1. Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

...

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Từ các quy định trên, hóa đơn là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thời điểm kê khai thuế là thời điểm lập hóa đơn, kể cả trường hợp hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau.

Đồng thời, thời điểm ghi nhận chi phí của doanh nghiệp là thời điểm phát sinh giao dịch kinh tế hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Do đó, trường hợp ngày lập hóa đơn là ngày 31/12/2023 và ngày ký hóa đơn là ngày 04/01/2024 thì thời điểm thực hiện kê khai thuế và ghi nhận chi phí của doanh nghiệp là thời điểm xuất hóa đơn, tức là ngày 31/12/2023.

Số hóa đơn khi người bán lập hóa đơn được thể hiện như thế nào?

Số hóa đơn khi người bán lập hóa đơn được thể hiện theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.