Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị? Công ty cổ phần phải họp Hội đồng quản trị bao lâu một lần?

Nội dung chính

• Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị? Công ty cổ phần phải họp Hội đồng quản trị bao lâu một lần?
• Ai có nhiệm vụ gửi giấy mời họp Hội đồng quản trị? Phải gửi giấy mời trước ngày họp bao lâu?
• Cuộc họp Hội đồng quản trị chỉ được tiến hành khi nào?

Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị? Công ty cổ phần phải họp Hội đồng quản trị bao lâu một lần?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

Cũng theo quy định tại điều này thì Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong các trường hợp sau đây:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Hiện tại không có văn bản nào quy định cụ thể Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị. Thông thường mẫu này sẽ do các công ty tự lập.

Quý công ty có thể tham khảo Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị dưới đâu:

TẢI VỀ Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị

Mẫu giấy mời họp Hội đồng quản trị? Công ty cổ phần phải họp Hội đồng quản trị bao lâu một lần? (Hình từ Internet)

Ai có nhiệm vụ gửi giấy mời họp Hội đồng quản trị? Phải gửi giấy mời trước ngày họp bao lâu?

Căn cứ Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

Cuộc họp Hội đồng quản trị

...

5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

7. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.

Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

...

Theo đó, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị có trách nhiệm gửi thông báo mời họp.

Việc gửi thông báo mời họp phải được thực hiện chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Cuộc họp Hội đồng quản trị chỉ được tiến hành khi nào?

Cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định tại Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Cuộc họp Hội đồng quản trị

...

8. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

11. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

...

Như vậy, Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.

Trong trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Xem thêm: Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty cổ phần bị bắt có bắt buộc phải họp Đại hội đồng cổ đông?