Mẫu PO là gì? Những lưu ý khi lập mẫu PO? Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không?

Nội dung chính

• Mẫu PO là gì?
• Những lưu ý khi lập mẫu PO - Đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không?
• Hợp đồng mua bán hàng hóa có thời hạn bao lâu?

Mẫu PO là gì?

PO là tên viết tắt của từ tiếng Anh: Purchase order nghĩa là đặt hàng. PO một loại giấy tờ được ủy quyền để thực hiện giao dịch buôn bán có giá trị pháp lý ràng buộc khi chủ thể là người bán đồng ý.

Purchase Order ngoài ra cũng được xem như một loại giấy tờ được các chủ thể ủy quyền trong các vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi chủ thể là người bán đồng ý, lúc này Purchase Order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính chất ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.

Thông thường, đơn đặt hàng PO được dùng trong những trường hợp chủ yếu như sau:

- Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hay tìm kiếm cổ phiếu.

- Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm những tiện ích hay dịch vụ sống.

- Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng khi tìm kiếm nguồn hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên.

- Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng để tiện lợi hóa việc mua sắm.

- Đơn đặt hàng (Purchase Order) thường được dùng để tối ưu hóa việc mua bán.

Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 và các văn bản có liên quan không quy định cụ thể mẫu PO hay mẫu đơn đặt hàng cụ thể. Có thể tham khảo các mẫu đơn đặt hàng dưới đây:

TẢI VỀ: Mẫu Đơn đặt hàng file word

TẢI VỀ: Mẫu Đơn đặt hàng file Excel

TẢI VỀ: Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh

TẢI VỀ: Mẫu đơn đặt hàng song ngữ

Mẫu PO là gì? Những lưu ý khi lập mẫu PO? Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không? (Hình từ Internet)

Những lưu ý khi lập mẫu PO - Đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng có thay thế được Hợp đồng mua bán không?

Những lưu ý khi lập mẫu PO - Đơn đặt hàng:

- Cần điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này cũng là một cách xác nhận số lượng, giá cả hàng hóa làm căn cứ thanh toán sau này.

Đồng thời, địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.

- Càng chi tiết càng tốt các thông tin về mặt hàng: Đặc biệt là các thông số kỹ thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp sau này.

- Phương thức thanh toán: Mẫu đơn đặt hàng ngoài những thông tin cần thiết phải có ở trên thì người làm đơn cũng cần phải ghi rõ phương thức thanh toán, có thể là thanh toán trước 50 - 50 hoặc thanh toán 100% trước khi giao hàng hoặc ngay sau khi nhận hàng.

Phương thức thanh toán trong Đơn đặt hàng là do sự thỏa thuận giữa 02 bên. Vì thế, nếu thấy Đơn đặt hàng ghi nội dung này chưa hợp lý thì bên nhận đặt hàng cũng có quyền yêu cầu bên đặt hàng điều chỉnh lại.

Ngoài ra, 02 bên cũng có thể chọn hình thức thanh toán trực tiếp hoặc tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng.

- Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được Đơn đặt hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng.

Lưu ý: Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo

Theo Mục 1 Công văn 1193/TCHQ-GSQL năm 2014 có nêu:

1. Căn cứ điểm c, khoản 2 Điều 7 Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan thì hồ sơ hải quan gồm có: "Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng (bản sao); hóa đơn thương mại (bản chính); vận tải đơn (bản copy chính);"

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Thông tư số 205/2010/TT-BTC ngày 15/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định số 40/2007/NĐ-CP ngày 16/3/2007 của Chính phủ quy định về việc xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thì: "Hợp đồng mua bán hàng hóa: là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu."

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp nộp PO cho cơ quan hải quan thể hiện được các điều khoản của một bản hợp đồng mua bán hàng hóa (tên của bên bán, bên mua; tên hàng; số lượng; đơn giá; thời gian, điều kiện giao hàng được quy định theo Incoterms; điều kiện thanh toán…), đủ làm cơ sở cho cơ quan hải quan xác định được chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, chính sách thuế của hàng hóa thì cơ quan hải quan chấp nhận như một chứng từ tương đương hợp đồng để làm thủ tục hải quan.

Theo đó, đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) vẫn được xem là hợp đồng mua bán hàng hóa để làm thủ tục hải quan nếu trên đơn đặt hàng - PO thể hiện được các điều khoản của một bản hợp đồng mua bán hàng hóa (tên của bên bán, bên mua; tên hàng; số lượng; đơn giá; thời gian, điều kiện giao hàng được quy định theo Incoterms; điều kiện thanh toán…), đủ làm cơ sở cho cơ quan hải quan xác định được chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, chính sách thuế của hàng hóa.

Hợp đồng mua bán hàng hóa có thời hạn bao lâu?

Căn cứ theo Điều 434 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về thời hạn thực hiện hợp đồng mua bán như sau:

Thời hạn thực hiện hợp đồng mua bán

1. Thời hạn thực hiện hợp đồng mua bán do các bên thỏa thuận. Bên bán phải giao tài sản cho bên mua đúng thời hạn đã thỏa thuận; bên bán chỉ được giao tài sản trước hoặc sau thời hạn nếu được bên mua đồng ý.

2. Khi các bên không thỏa thuận thời hạn giao tài sản thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán giao tài sản và bên bán cũng có quyền yêu cầu bên mua nhận tài sản bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho nhau một thời gian hợp lý.

3. Bên mua thanh toán tiền mua theo thời gian thỏa thuận. Nếu không xác định hoặc xác định không rõ ràng thời gian thanh toán thì bên mua phải thanh toán ngay tại thời điểm nhận tài sản mua hoặc nhận giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản.

Như vậy, theo quy định nêu trên, hợp đồng mua bán hàng hóa có thời hạn theo thỏa thuận của các bên.