Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất là mẫu nào? Tải ở đâu? Hướng dẫn cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức chi tiết?

Nội dung chính

• Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất là mẫu nào? Tải ở đâu?
• Hướng dẫn cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức chi tiết?
• Tài liệu trong hồ sơ viên chức phải được xếp như thế nào?

Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất là mẫu nào? Tải ở đâu?

Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất hiện nay là mẫu Mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV, mẫu có dạng có dạng như sau:

>> TẢI VỀ Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất.

Hướng dẫn cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức chi tiết?

Cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức được hướng dẫn tại Mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:

(1) Số thứ tự: ghi số đếm tăng dần ứng với mỗi một hồ sơ của viên chức khi được tiếp nhận hoặc chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.

(2) Ngày bàn giao: ghi ngày, tháng, năm tiến hành việc bàn giao hoặc tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV.

(3) Họ và tên người bàn giao: ghi họ và tên của người được cơ quan có thẩm quyền phân công hoặc uỷ quyền thực hiện việc chuyển giao hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.

(4) Đơn vị công tác 1: ghi tên cơ quan, đơn vị thực hiện việc chuyển giao hồ sơ của viên chức.

(5) Nội dung bàn giao: ghi rõ chuyển giao hồ sơ của ai theo đúng thủ tục chuyển giao hồ sơ viên chức quy định tại Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV.

(6) Họ và tên người nhận: ghi họ và tên của công chức, viên chức được cơ quan có thẩm quyền phân công hoặc uỷ quyền thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyền giao cho cơ quan, đơn vị mình quản lý.

(7) Đơn vị công tác 2: ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ viên chức.

(8) Chữ ký người nhận: công chức, viên chức trực tiếp làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ viên chức ký tên.

(9) Chữ ký người bàn giao: công chức, viên chức trực tiếp chuyền giao hồ sơ viên chức ký tên.

(10) Ghi chú: ghi những thông tin bổ sung về đặc điểm của hồ sơ khi bàn giao (nếu cần thiết) để thuận tiện cho công tác quản lý hồ sơ viên chức sau này.

Mẫu sổ giao nhận hồ sơ viên chức mới nhất là mẫu nào? Tải ở đâu? Hướng dẫn cách ghi sổ giao nhận hồ sơ viên chức chi tiết? (Hình từ Internet)

Tài liệu trong hồ sơ viên chức phải được xếp như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:

a) Lập sổ hồ sơ;

b) Phân loại tài liệu;

c) Lập phiếu liệt kê tài liệu;

d) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

đ) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ viên chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy vi tính;

d) Bảo đảm dễ bảo quản, không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

...

Như vậy, tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong 01 bì hồ sơ.

Lưu ý: Cũng theo quy định tại Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV thì quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:

(1) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

(2) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc.

Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

(3) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức.

Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập.

Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.