Người được giao giải quyết công việc của Bộ Công thương khi lập hồ sơ về công việc được giao phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Nội dung chính

• Người được giao giải quyết công việc của Bộ Công thương khi lập hồ sơ về công việc được giao phải đảm bảo các yêu cầu nào?
• Văn thư Bộ Công thương tiếp nhận văn bản đến như thế nào?
• Trình tự xử lý văn bản đến của Bộ Công thương được thực hiện như thế nào?

Người được giao giải quyết công việc của Bộ Công thương khi lập hồ sơ về công việc được giao phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 6 Điều 4 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản như sau:

Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản

…

6. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của Bộ Công Thương và các đơn vị thuộc Bộ (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.

Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

…

Như vậy, theo quy định trên thì người được giao giải quyết công việc của Bộ Công thương khi lập hồ sơ về công việc được giao phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

Người được giao giải quyết công việc của Bộ Công thương khi lập hồ sơ về công việc được giao phải đảm bảo các yêu cầu nào? (Hình từ Internet)

Văn thư Bộ Công thương tiếp nhận văn bản đến như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 5 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về tiếp nhận văn bản đến như sau:

Tiếp nhận văn bản đến

1. Văn thư Bộ tiếp nhận tất cả các văn bản do Bưu điện chuyển đến, liên lạc của các cơ quan khác mang đến trực tiếp và cán bộ cơ quan Bộ đi công tác, đi họp nhận trực tiếp mang về.

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến (ngoài giờ là phòng Bảo vệ) phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư Bộ phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

...

Như vậy, theo quy định trên thì văn thư Bộ Công thương tiếp nhận tất cả các văn bản do Bưu điện chuyển đến, liên lạc của các cơ quan khác mang đến trực tiếp và cán bộ cơ quan Bộ đi công tác, đi họp nhận trực tiếp mang về.

Trình tự xử lý văn bản đến của Bộ Công thương được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 8 Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của Cơ quan Bộ Công thương ban hành kèm theo Quyết định 4267/QĐ-BCT năm 2013, có quy định về trình tự xử lý văn bản đến như sau:

Trình tự xử lý văn bản đến

1. Chánh Văn phòng Bộ (hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền) ký vào phiếu phân công xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá một ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ. Trường hợp những văn bản gửi vào cuối buổi chiều thì phải trình vào sáng hôm sau, trừ các văn bản hỏa tốc, hẹn giờ.

2. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến giải quyết, Văn phòng Bộ chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có).

3. Đối với những vấn đề nghiệp vụ thông thường do các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị có văn bản trình đề nghị giải quyết hoặc những văn bản thông thường gửi đến. Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền) ghi trực tiếp vào dòng “Chuyển” trong ô dấu “Đến” và Văn thư Bộ chuyển ngay các văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết.

4. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản liên quan đến hoạt động của Bộ, văn bản phổ biến chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước (không phải văn bản mật), văn bản mang tính phổ biến chung được đưa lên mạng nội bộ làm cơ sở tra cứu.

Như vậy, theo quy định trên thì trình tự xử lý văn bản đến của Bộ Công thương được thực hiện như sau:

- Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền ký vào phiếu phân công xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá một ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ. Trường hợp những văn bản gửi vào cuối buổi chiều thì phải trình vào sáng hôm sau, trừ các văn bản hỏa tốc, hẹn giờ.

- Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến giải quyết, Văn phòng Bộ chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có).

- Đối với những vấn đề nghiệp vụ thông thường do các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị có văn bản trình đề nghị giải quyết hoặc những văn bản thông thường gửi đến. Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền ghi trực tiếp vào dòng “Chuyển” trong ô dấu “Đến” và Văn thư Bộ chuyển ngay các văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết.

- Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản liên quan đến hoạt động của Bộ, văn bản phổ biến chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước (không phải văn bản mật), văn bản mang tính phổ biến chung được đưa lên mạng nội bộ làm cơ sở tra cứu.