Nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông cần thực hiện theo các nguyên tắc và yêu cầu như thế nào?

Nội dung chính

• Nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông cần thực hiện theo các nguyên tắc và yêu cầu như thế nào?
• Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông hiện nay là gì?
• Trường học phổ thông quy định số lượng nhân viên văn thư lưu trữ bao nhiêu người?

Nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông cần thực hiện theo các nguyên tắc và yêu cầu như thế nào?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư như sau:

(1) Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

(2) Yêu cầu

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Như vậy, về nguyên tắc nhân viên văn thư lưu trữ cần thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Còn về yêu cầu đối với các văn bản tại phòng văn thư thì văn bản của trường học phổ thông phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật, phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý,...

Nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông cần thực hiện theo các nguyên tắc và yêu cầu như thế nào?

Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông hiện nay là gì?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư, cụ thể:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Theo đó, nhân viên văn thư lưu trữ của trường học phổ thông hiện nay có nhiệm vụ sau đây: (1) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; (2) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; (3) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; (4) Quản lý Sổ đăng ký văn bản và (5) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Trường học phổ thông quy định số lượng nhân viên văn thư lưu trữ bao nhiêu người?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 8 Thông tư 16/2017/TT-BGDĐT quy định về Nhân viên: Văn thư; kế toán; y tế; thủ quỹ

- Mỗi trường trung học phổ thông được bố trí tối đa 03 người;

- Trường phổ thông dân tộc nội trú tỉnh và trường trung học phổ thông chuyên được bố trí tối đa 04 người.

- Trường phổ thông dân tộc nội trú tỉnh có quy mô trên 400 học sinh và trường phổ thông cấp trung học phổ thông có từ 40 lớp trở lên được bố trí thêm 01 người.

Theo quy định nêu trên, mỗi trường trung học phổ thông được bố trí tối đa 03 nhân viên văn thư lưu trữ. Còn đối với trường phổ thông dân tộc nội trú tỉnh và trường trung học phổ thông chuyên được bố trí tối đa 04 người. Trường phổ thông dân tộc nội trú tỉnh có quy mô trên 400 học sinh và trường phổ thông cấp trung học phổ thông có từ 40 lớp trở lên được bố trí thêm 01 người.