Sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần là gì? Công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông kể từ khi nào?

Nội dung chính

• Sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần là gì?
• Công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông kể từ khi nào?
• Không lập sổ đăng ký cổ đông liệu có bị xử phạt hay không?

Sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần được hiểu là văn bản, dữ liệu ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty.

Sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần sẽ cung cấp những thông tin sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Sổ đăng ký cổ đông công ty cổ phần (Hình từ Internet)

Công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông kể từ khi nào?

Theo Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về sổ đăng ký thành viên công ty cổ phần như sau:

Sổ đăng ký cổ đông

1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

2. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

4. Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.

5. Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải lưu giữ sổ này tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Cũng theo quy định này thì cổ đông công ty cổ phần có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

Không lập sổ đăng ký cổ đông liệu có bị xử phạt hay không?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp như sau:

Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

...

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

...

d) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;

đ) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

Lưu ý: theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP thì mức phạt trên đây được quy định đối với tổ chức. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.

Theo đó, nếu như công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đồng thời, còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định.