Sổ kế toán được ghi bằng phương tiện điện tử thì khi có sai sót sẽ sửa chữa bằng những phương pháp nào?

Nội dung chính

• Sổ kế toán được ghi bằng phương tiện điện tử thì khi có sai sót sẽ sửa chữa bằng những phương pháp nào?
• Sửa chữa sổ kế toán không đúng phương pháp quy định thì sẽ bị xử phạt như thế nào?
• Ai có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán của doanh nghiệp?

Sổ kế toán được ghi bằng phương tiện điện tử thì khi có sai sót sẽ sửa chữa bằng những phương pháp nào?

Căn cứ theo Điều 27 Luật Kế toán 2015 quy định về việc sửa chữa sổ kế toán như sau:

Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

a) Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

b) Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

c) Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

2. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.

4. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.

Như vậy, theo quy định nêu trên, nếu như sổ kế toán có sai sót thì công ty bạn không được phép tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.

Cụ thể, vì công ty bạn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử nên khi sổ có sai sót thì phải thực hiện sửa chữa sổ kế toán theo phương pháp ghi điều chỉnh bằng cách lập chứng từ điều chỉnh và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Sửa chữa sổ kế toán được ghi bằng phương tiện điện tử (Hình từ Internet)

Sửa chữa sổ kế toán không đúng phương pháp quy định thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán cụ thể như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

...

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định;

c) Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.

...

Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) thì mức mức trên đây được áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, nếu công ty bạn thực hiện sữa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Ai có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán của doanh nghiệp?

Theo khoản 1 Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc mở sổ kế toán của doanh nghiệp như sau:

Mở, ghi sổ kế toán và chữ ký

1. Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán.