Tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có thời hạn bảo quản trong bao lâu? Thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có bao nhiêu nhóm tài liệu?

Nội dung chính

• Tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có thời hạn bảo quản trong bao lâu?
• Thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có bao nhiêu nhóm tài liệu?
• Xác định giá trị tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ phải bảo đảm các yêu cầu như thế nào?

Tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có thời hạn bảo quản trong bao lâu?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 19/2019/TT-BKHCN, có quy định về giải thích từ ngữ như sau:

Giải thích từ ngữ

…

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ được quy định hai mức như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Bảo quản có thời hạn: những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 70 năm

Như vậy, theo quy định trên thì Tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 70 năm.

Tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có thời hạn bảo quản trong bao lâu? (Hình từ Internet)

Thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có bao nhiêu nhóm tài liệu?

Căn cứ tại Điều 3 Thông tư 19/2019/TT-BKHCN, có quy định về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ như sau:

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

2. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ ban hành kèm theo Thông tư này được áp dụng đối với 07 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ;

Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;

Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;

Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ;

Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ;

Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng;

Nhóm 7: Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử.

Như vậy, theo quy định trên thì hời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ có 07 nhóm tài liệu sau:

- Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ;

- Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;

- Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học;

- Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu phát triển công nghệ;

- Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ;

- Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng;

- Nhóm 7: Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử

Xác định giá trị tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ phải bảo đảm các yêu cầu như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 19/2019/TT-BKHCN, có quy định về sử dụng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ như sau:

Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được sử dụng làm căn cứ để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ của cơ quan. Khi xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Thông tư này;

b) Khi tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định trong Thông tư;

c) Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

2. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn ban hành kèm theo Thông tư này, cơ quan, đơn vị có thể vận dụng mức thời hạn bảo quản của nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Bảng thời hạn và các quy định của pháp luật về lưu trữ để xác định.

Như vậy, theo quy định trên thì khi xác định giá trị tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định;

- Khi tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định;

- Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản