Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp phải được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp phải được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp được tính từ ngày nào?
• Ai có quyền quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp?

Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp phải được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm?

Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp được quy định tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

...

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.

7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Như vậy, theo quy định, tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Trường hợp pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp phải được lưu trữ tối thiểu bao nhiêu năm? (Hình từ Internet)

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp được tính từ ngày nào?

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

Như vậy, theo quy định, thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp được tính từ ngày thành lập.

Ai có quyền quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp?

Quyền quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp được quy định tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

...

2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

...

Như vậy, theo quy định thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử.

Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.