Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được bảo quản theo nguyên tắc nào? Chánh Văn phòng Tổng cục này có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được bảo quản theo nguyên tắc nào?
• Chánh Văn phòng Tổng cục Thể dục Thể thao có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?
• Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục Thể dục thể thao?
• Việc sao chụp tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải có sự cho phép không?

Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được bảo quản theo nguyên tắc nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu;

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn tài liệu.

…

Như vậy, theo quy định trên thì Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao được bảo quản theo nguyên tắc sau:

- Tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Tổng cục Thể dục thể thao, đơn vị do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu;

- Tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Tổng cục Thể dục thể thao, đơn vị và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn tài liệu.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Chánh Văn phòng Tổng cục Thể dục Thể thao có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 38 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

…

2. Trách nhiệm

a) Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

- Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

b) Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:

- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;

- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, làm vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ;

- Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật đã được giải mật.

Như vậy, theo quy định trên thì Chánh Văn phòng Tổng cục Thể dục Thể thao có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

- Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục Thể dục thể thao?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục.

a) Chánh Văn phòng Tổng cục cho phép sử dụng tài liệu loại mật;

b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu loại thường.

2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị.

a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật;

b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường.

...

Như vậy, theo quy định trên thì người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục Thể dục thể thao là:

- Chánh Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao cho phép sử dụng tài liệu loại mật;

- Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu loại thường.

Việc sao chụp tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải có sự cho phép không?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 41 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành theo Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015, có quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

...

3. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt.

Như vậy, theo quy định trên thì việc sao chụp tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thể dục Thể thao phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt.