Tài liệu lưu trữ trong kho của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức sắp xếp như thế nào?

Nội dung chính

• Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những yêu cầu nào?
• Tài liệu lưu trữ trong kho của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức sắp xếp như thế nào?
• Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?

Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 23 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

…

2. Kho lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Kho phải cao ráo, thông thoáng, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập.

b) Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào tài liệu.

c) Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có biện pháp phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết.

d) Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo môi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an toàn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 13), TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 14) và TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 15).

đ) Từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

…

Như vậy, theo quy định trên thì kho lưu trữ tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Kho phải cao ráo, thông thoáng, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập.

- Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào tài liệu.

- Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có biện pháp phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết.

- Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo môi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an toàn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Tài liệu lưu trữ trong kho của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức sắp xếp như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 23 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

…

3. Tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho

a) Tài liệu lưu trữ được sắp xếp trong kho phải đảm bảo tính khoa học, an toàn, tiết kiệm diện tích sàn kho và vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể trong phạm vi quản lý tài liệu tại đơn vị.

b) Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp đựng tài liệu theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.

Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.

c) Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 mét. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét.

…

Như vậy, theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ trong kho của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức sắp xếp như sau:

- Tài liệu lưu trữ được sắp xếp trong kho phải đảm bảo tính khoa học, an toàn, tiết kiệm diện tích sàn kho và vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể trong phạm vi quản lý tài liệu tại đơn vị.

- Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp đựng tài liệu theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.

+ Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.

- Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 mét. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét.

Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 24 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Thủ trưởng các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình khi chưa đến hạn nộp lưu và Lưu trữ cơ quan;

2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Giám đốc BHXH tỉnh có trách nhiệm:

a) Đề xuất xây dựng, bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan.

b) Chỉ đạo thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ như: duy trì nhiệt độ, độ ẩm thích hợp; phòng chống nấm mốc và côn trùng phá hoại tài liệu; phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ và thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.

3. Công chức, viên chức làm lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu và định kỳ thực hiện vệ sinh kho lưu trữ.

Như vậy, theo quy định trên thì Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

- Đề xuất xây dựng, bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan.

- Chỉ đạo thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ như:

+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm thích hợp;

+ Phòng chống nấm mốc và côn trùng phá hoại tài liệu;

+ Phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ và thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.