Tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự ra sao? Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thể hiện thế nào?

Nội dung chính

• Khi thực hiện lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải tuân thủ theo các nguyên tắc gì?
• Tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự ra sao?
• Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thể hiện thế nào?

Khi thực hiện lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải tuân thủ theo các nguyên tắc gì?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 111/2010/NĐ-CP có quy định:

Lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân; mỗi hồ sơ có ký hiệu riêng bảo đảm chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin.

2. Bản sao bản án, trích lục bản án, quyết định thi hành án hình sự, giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt, Lý lịch tư pháp của cá nhân được lưu trữ tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp đến khi cá nhân qua đời.

Các tài liệu khác trong hồ sơ lý lịch tư pháp được lưu trữ có thời hạn và có thể được tiêu hủy khi hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Theo đó thì việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân; mỗi hồ sơ có ký hiệu riêng bảo đảm chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin.

Đồng thời theo Điều 17 Thông tư 06/2013/TT-BTP có quy định hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập và đưa vào lưu trữ trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc lập Lý lịch tư pháp; trường hợp Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhận được Lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cung cấp thì thời hạn là 20 ngày, kể từ ngày nhận được Lý lịch tư pháp đó.

Tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự ra sao? (Hình từ Internet)

Tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự ra sao?

Căn cứ theo Điều 17 Thông tư 06/2013/TT-BCA có quy định:

"Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy" bao gồm Lý lịch tư pháp của cá nhân, các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các văn bản khác có liên quan đến cá nhân người có Lý lịch tư pháp như quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích, được tập hợp và đưa vào hồ sơ theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân.

Và tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự như sau:

(1) Danh mục tài liệu;

(2) Lý lịch tư pháp;

(3) Các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp;

(4) Các văn bản khác có liên quan.

Trừ danh mục tài liệu thì các tài liệu còn lại được sắp xếp theo thứ tự thời gian nhận được văn bản, đánh số tờ, bắt đầu từ tờ số 01 cho đến tờ cuối cùng.

Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được lập phải được đánh số lưu trữ hồ sơ. Số lưu trữ hồ sơ được đánh từ 01 đến n theo thứ tự thời gian đưa hồ sơ bằng giấy vào lưu trữ, không quay vòng theo năm.

Danh mục tài liệu được lập theo mẫu số 01/TT-BTP ban hành kèm theo Thông tư 06/2013/TT-BTP, bao gồm những thông tin sau: số thứ tự, tên văn bản, số hiệu văn bản, tờ số, ngày lưu văn bản, người lưu văn bản.

Ví dụ: Hồ sơ lý lịch tư pháp gồm Lý lịch tư pháp gồm 03 trang, tờ số 01, 02, 03 và Quyết định thi hành án hình phạt tù gồm 01 trang, tờ số 04, sau đó Lý lịch tư pháp được bổ sung thêm 02 tờ thì Danh mục tài liệu được ghi như sau:

Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thể hiện thế nào?

Cũng theo quy định tại Điều 17 Thông tư 06/2013/TT-BCA thì Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này (mẫu số 02/TT-BTP), bao gồm những thông tin sau:

- Tên cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;

- Mã số Lý lịch tư pháp;

- Số lưu trữ hồ sơ;

- Họ và tên người có Lý lịch tư pháp;

- Ngày, tháng, năm sinh;

- Số Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Nơi thường trú;

- Nơi tạm trú.

Thông tin trên bìa hồ sơ lý lịch tư pháp phải ghi rõ ràng bằng bút dạ mực đen, không viết tắt, họ và tên của người có Lý lịch tư pháp viết bằng chữ in hoa, các mục khác viết chữ thường, mục ngày, tháng, năm sinh dùng dấu gạch ngang.

Cụ thể về mẫu số 02/TT-BTP ban hành kèm theo Thông tư 06/2013/TT-BTP có nội dung như sau: