Thời gian lưu trữ hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý thị trường như thế nào? Hết thời hạn bảo quản thì tài liệu hết giá trị và thực hiện thủ tục tiêu hủy ra sao?

Nội dung chính

• Thời gian lưu trữ hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý thị trường như thế nào?
• Thời hạn bảo quản tài liệu như thế nào?
• Hết thời hạn bảo quản thì tài liệu hết giá trị và thực hiện thủ tục tiêu hủy thế nào?

Thời gian lưu trữ hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý thị trường như thế nào?

Căn cứ Điều 26 Thông tư 27/2020/TT-BCT quy định về lập, bảo quản và lưu trữ hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính trong quản lý thị trường như sau:

1. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính bao gồm toàn bộ tài liệu có liên quan đến vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được lập, quản lý và lưu trữ theo nguyên tắc sau:

a) Việc lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính phải phản ánh trung thực, đầy đủ những văn bản, tài liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; tạo căn cứ chính xác để giải quyết kịp thời, đúng pháp luật và có hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị;

b) Các văn bản, tài liệu lưu trong hồ sơ phải phản ánh đúng, đầy đủ quá trình giải quyết và diễn biến thực tế của hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính; bảo đảm giá trị pháp lý trong xử lý vụ việc;

c) Văn bản, tài liệu phải được sắp xếp, đánh bút lục trước khi chuyển giao vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị để tổ chức sử dụng, tra cứu.

2. Khi kết thúc vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính, người đứng đầu cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường quy định tại khoản 4 Điều này có trách nhiệm phân công công chức thực hiện lập hồ sơ lưu trữ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Việc lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính thực hiện theo quy định sau:

a) Hồ sơ vụ việc phải có bìa hồ sơ được thiết kế, in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về bìa hồ sơ lưu trữ và được lưu trữ theo quy định. Công chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ;

b) Các tài liệu có trong hồ sơ vụ việc phải được sắp xếp, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hoặc nhãn hồ sơ. Công chức được giao nhiệm vụ phải liệt kê, đánh bút lục và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng;

c) Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến tăng dần về số và theo thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục. Việc đánh số bút lục được thực hiện theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.

4. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính được bảo quản và lưu trữ theo quy định như sau:

a) Cơ quan, đơn vị Quản lý thị trường của người ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính chịu trách nhiệm lưu trữ bản chính hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính khi kết thúc vụ việc;

b) Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì Cục cấp tỉnh hoặc Cục Nghiệp vụ đề xuất xử lý phải lưu trữ bản sao hồ sơ vụ việc, trừ trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có yêu cầu khác;

c) Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì Đội Quản lý thị trường đề xuất xử lý phải lưu trữ bản sao hồ sơ vụ việc, trừ trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện có yêu cầu khác.

5. Hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính phải được giao nhận, bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ khi hết giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Vi phạm hành chính

Thời hạn bảo quản tài liệu như thế nào?

Căn cứ tại Điều 17 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời gian bảo quản hồ sơ cụ thể như sau:

"1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

[...]"

Như vậy, đối với tài liệu, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính của lực lượng Quản lý thị trường thuộc tài liệu bảo quản có thời hạn và được lưu trữ dưới 70 năm.

Hết thời hạn bảo quản thì tài liệu hết giá trị và thực hiện thủ tục tiêu hủy thế nào?

Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 quy định về hủy tài liệu hết giá trị như sau:

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Như vậy đối với tài liệu hết giá trị sẽ thực hiện hủy theo quy định trên, đồng thời hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.