Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài? Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được ký hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở của Văn phòng đại diện không?

Nội dung chính

• Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được ký hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở của Văn phòng đại diện không?

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

“Điều 3. Quyền thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.”

Ngoài ra, thương nhân nước ngoài muốn được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

* Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Đối với các tài liệu cụ thể được nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực hoặc phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

* Sau khi chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài thực hiện theo trình tự được quy định tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

- Trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Tuy nhiên, thương nhân nước ngoài không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nếu thuộc một trong các trường hợp không cấp quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:

- Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

- Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được ký hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở của Văn phòng đại diện không?

Theo Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định về quyền của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm:

- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Căn cứ quy định trên, ta thấy văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền ký hợp đồng thuê trụ sở phục vụ cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

Như vậy, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam nếu thuộc đối tượng có quyền thành lập, đảm bảo đầy đủ các điều kiện được cấp, không thuộc trường hợp không được cấp, thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng thuê văn phòng để làm trụ sở làm việc phục vụ cho hoạt động của mình.