Thực hiện phân loại sơ bộ các bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải như thế nào? Yêu cầu khi bóc bì văn bản?

Nội dung chính

• Thực hiện phân loại sơ bộ các bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải như thế nào?
• Việc bóc bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải phải bảo đảm các yêu cầu gì?
• Văn thư Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm kiểm tra văn bản trong bì như thế nào?

Thực hiện phân loại sơ bộ các bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 5 Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 quy định như sau:

Trình tự tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư Bộ có trách nhiệm thực hiện theo quy định sau đây:

1. Phân loại sơ bộ các bì văn bản đến thành hai loại sau:

a) Loại phải bóc bì là các bì văn bản gửi đến Bộ Giao thông vận tải hoặc các đơn vị tham mưu của Bộ;

b) Loại không bóc bì là các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự Đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ.

...

Theo quy định phân loại sơ bộ các bì văn bản đến thành hai loại sau:

- Loại phải bóc bì là các bì văn bản gửi đến Bộ Giao thông vận tải hoặc các đơn vị tham mưu của Bộ;

- Loại không bóc bì là các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự Đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ.

Việc bóc bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải phải bảo đảm các yêu cầu gì?

Theo khoản 3 Điều 5 Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 quy định như sau:

Trình tự tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư Bộ có trách nhiệm thực hiện theo quy định sau đây:

...

3. Tiến hành bóc bì văn bản đến (trừ các loại bì văn bản được quy định tại điểm b Khoản 1 Điều này). Việc bóc bì văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

b) Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất sổ, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.

...

Theo quy định tiến hành bóc bì văn bản đến (trừ các loại bì văn bản được quy định tại điểm b Khoản 1 Điều này).

Việc bóc bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất sổ, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.

Thực hiện phân loại sơ bộ các bì văn bản đến Bộ Giao thông vận tải như thế nào? Yêu cầu khi bóc bì văn bản? (Hình từ internet)

Văn thư Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm kiểm tra văn bản trong bì như thế nào?

Theo khoản 4 Điều 5 Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 quy định như sau:

Trình tự tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư Bộ có trách nhiệm thực hiện theo quy định sau đây:

...

4. Kiểm tra văn bản trong bì, đối chiếu tài liệu có trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và có trách nhiệm làm Phiếu báo hoặc Phiếu gửi lại văn bản trình Chánh Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi văn bản trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp thiếu tài liệu (sử dụng Phiếu báo theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này);

b) Trường hợp văn bản đến không đúng thủ tục hành chính như gửi vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản phô tô (trừ bản fax), nhàu nát hoặc chữ mờ khó đọc (sử dụng Phiếu gửi lại văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Quy chế này);

c) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận văn bản cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

5. Đóng dấu “Công văn đến” vào khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản; ghi số và ngày đến.

Theo quy định Văn thư Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm kiểm tra văn bản đến trong bì, đối chiếu tài liệu có trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và có trách nhiệm làm Phiếu báo hoặc Phiếu gửi lại văn bản trình Chánh Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi văn bản trong các trường hợp sau:

- Trường hợp thiếu tài liệu (sử dụng Phiếu báo theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này ban hành kèm theo Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017);

Tải Mẫu Phiếu báo mới nhất hiện nay: Tải về

- Trường hợp văn bản đến không đúng thủ tục hành chính như gửi vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản phô tô (trừ bản fax), nhàu nát hoặc chữ mờ khó đọc (sử dụng Phiếu gửi lại văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Quy chế này ban hành kèm theo Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017);

Tải Mẫu Phiếu gửi lại văn bản mới nhất hiện nay: Tải về

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận văn bản cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.