Tiêu hủy tài liệu kế toán cần phải thành lập Hội đồng không? Hình thức để tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Tài liệu kế toán là gì?
• Khi nào được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?
• Tiêu hủy tài liệu kế toán cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán không?
• Hình thức để tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định như thế nào?

Tài liệu kế toán là gì?

Căn cứ theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán được giải thích là các chứng từ kế toán, sổ kể toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Các tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, có nhiệm vụ thông tin về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, tài liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

Khi nào được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?

Khi nào được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?

Căn cứ vào Điều 18 Quyết định 218/2000/QĐ-BTC quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán khi đã hết thời hạn lưu trữ, như sau: Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này.

Như vậy, tài liệu kế toán sẽ được tiến hành tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ. Về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán, căn cứ theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu kế toán như sau:

* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

- Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.

- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Như vậy, về thời hạn lưu trữ tài liệu được quy định bao gồm:

+ Tối thiểu 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, bao gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

+Tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Tiêu hủy tài liệu kế toán cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán không?

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán, được quy định như sau:

“Điều 17. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.”

Theo đó, việc tiêu hủy tài liệu kế toán phải thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Hình thức để tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định như thế nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán như sau: “Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

Như vậy, theo quy định trên hình thức hủy tài liệu kế toán còn tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy phù hợp. Cần đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.