Tổ chức nào có thẩm quyền trong việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng? Trình tự kiểm tra này được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Thẩm quyền kiểm tra về tổ chức hoạt động công chứng thuộc về cơ quan nào?
• Khi thực hiện việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng thì người tiến hành kiểm tra sẽ kiểm tra những nội dung nào?
• Đoàn kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng có nhiệm vụ và những quyền hạn gì?
• Đối tượng kiểm tra về về tổ chức và hoạt động công chứng có những nghĩa vụ, quyền lợi gì?
• Việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng được tiến hành theo trình tự nào?

Thẩm quyền kiểm tra về tổ chức hoạt động công chứng thuộc về cơ quan nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì thẩm quyền kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng thuộc về Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại địa phương. Theo đó, Sở Tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Bên cạnh đó, Cục Bổ trợ tư pháp giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi toàn quốc. Cục Bổ trợ tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Việc kiểm tra định kỳ phải được lập kế hoạch; thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho đối tượng kiểm tra chậm nhất là 15 ngày trước ngày tiến hành kiểm tra.

Tổ chức có thẩm quyền trong việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng

Khi thực hiện việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng thì người tiến hành kiểm tra sẽ kiểm tra những nội dung nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì việc kiểm tra tập trung vào các nội dung chủ yếu sau đây:

- Đối với tổ chức hành nghề công chứng:

+ Việc đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên;

+ Việc giải quyết các yêu cầu công chứng;

+ Việc lập, quản lý, sử dụng, lưu trữ các loại sổ sách và các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có liên quan;

+ Thực hiện quy định về báo cáo, lao động, thuế, tài chính, kế toán, thống kê,

+ Việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hành nghề tại tổ chức theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan.

- Đối với tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng:

+ Việc kết nạp, rút tên khỏi danh sách hội viên;

+ Bồi dưỡng nghiệp vụ;

+ Giải quyết, khiếu nại, tố cáo;

+ Xử lý kỷ luật;

+ Việc thực hiện các quy định của pháp luật về báo cáo, tài chính, kế toán, thống kê.

+ Việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và pháp luật có liên quan.

- Đối với Sở Tư pháp:

+ Việc xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng, thành lập Văn phòng công chứng;

+ Cấp, cấp lại, thu hồi giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

+ Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên;

+ Quản lý về tập sự hành nghề công chứng; công tác thanh tra, kiểm tra, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất;

+ Lập, quản lý, sử dụng sổ sách;

+ Quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan.

Đoàn kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng có nhiệm vụ và những quyền hạn gì?

Khoản 3 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì đoàn kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện đúng nội dung, thời hạn ghi trong quyết định kiểm tra;

- Gia hạn kiểm tra trong trường hợp cần thiết (thời gian gia hạn tối đa bằng thời hạn kiểm tra đã thông báo trước đó);

- Yêu cầu đối tượng kiểm tra cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra;

- Lập biên bản kiểm tra, xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan của biên bản, báo cáo đó;

- Xử lý theo thẩm quyền trong trường hợp phát hiện vi phạm về tổ chức và hoạt động công chứng;

- Bảo mật thông tin liên quan đến quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật.

Đối tượng kiểm tra về về tổ chức và hoạt động công chứng có những nghĩa vụ, quyền lợi gì?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì đối tượng kiểm tra có các quyền sau đây:

- Đề nghị thành viên Đoàn kiểm tra và các cơ quan, tổ chức có liên quan giữ bí mật thông tin trong quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật;

- Nhận biên bản kiểm tra và yêu cầu giải thích nội dung biên bản kiểm tra;

- Bảo lưu ý kiến trong biên bản kiểm tra;

- Từ chối cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình kiểm tra và các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó thì đối tượng kiểm tra có các nghĩa vụ sau đây:

+ Chấp hành quyết định kiểm tra đã được ban hành;

+ Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đã cung cấp;

+ Ký biên bản kiểm tra sau khi kết thúc kiểm tra;

+ Chấp hành quyết định của Đoàn kiểm tra và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng được tiến hành theo trình tự nào?

Căn cứ tại khoản 5 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì trình tự, thủ tục kiểm tra được tiến hành như sau:

- Công bố nội dung, chương trình kiểm tra khi bắt đầu tiến hành kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng;

- Đối chiếu, kiểm tra, đánh giá nội dung báo cáo và các sổ sách, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được xuất trình theo quy định của pháp luật;

- Lập biên bản kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng sau khi kết thúc kiểm tra;

- Xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng (nếu có).

Như vậy, để tiến hành kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng thì công ty anh chị cần nắm rõ trình tự cũng như các quyền lợi nghĩa vụ của mình.