Tổ chức phải áp dụng các thủ tục yêu cầu về cam kết chống hối lộ như thế nào? Chức năng tuân thủ chống hối lộ có yêu cầu phải được đánh giá liên tục hay không?

Nội dung chính

• Để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ thì tổ chức hoạch định và kiểm soát các quá trình cần thiết thông qua những việc gì?
• Quy định về rà soát cẩn trọng công tác quản lý hệ thống chống hối lộ như thế nào?
• Chức năng tuân thủ chống hối lộ có yêu cầu phải được đánh giá liên tục hay không?

Để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ thì tổ chức hoạch định và kiểm soát các quá trình cần thiết thông qua những việc gì?

Căn cứ theo Mục 8.1 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018 (ISO 37001:2016) có quy định như sau:

8 Thực hiện

8.1 Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện

Tổ chức phải hoạch định, thực hiện, xem xét và kiểm soát các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ và để thực hiện các hành động được xác định ở 6.1, thông qua việc:

a) thiết lập tiêu chí đối với các quá trình;

b) thực hiện việc kiểm soát các quá trình theo các tiêu chí này;

c) duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để có sự tin tưởng rằng các quá trình được thực hiện như đã hoạch định.

Các quá trình này phải bao gồm những kiểm soát nêu ở 8.2 đến 8.10.

Tổ chức phải kiểm soát những thay đổi theo hoạch định và xem xét các hệ quả của những thay đổi ngoài dự kiến, thực hiện hành động để giảm nhẹ mọi tác động bất lợi khi cần.

Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình thuê ngoài đều được kiểm soát (xem 8.4).

CHÚ THÍCH: Nội dung chính của các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO bao gồm yêu cầu liên quan đến thuê ngoài không được sử dụng trong tiêu chuẩn này, vì nhà cung cấp bên ngoài nằm trong định nghĩa về đối tác kinh doanh.

Theo đó, tổ chức phải hoạch định, thực hiện, xem xét và kiểm soát các quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chống hối lộ và để thực hiện các hành động được xác định ở 6.1, thông qua việc:

- Thiết lập tiêu chí đối với các quá trình;

- Thực hiện việc kiểm soát các quá trình theo các tiêu chí này;

- Duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết để có sự tin tưởng rằng các quá trình được thực hiện như đã hoạch định.

Tổ chức phải áp dụng các thủ tục yêu cầu về cam kết chống hối lộ như thế nào? Chức năng tuân thủ chống hối lộ có yêu cầu phải được đánh giá liên tục hay không? (Hình từ Internet)

Quy định về rà soát cẩn trọng công tác quản lý hệ thống chống hối lộ như thế nào?

Tại Mục 8.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018 (ISO 37001:2016) quy định về việc khi việc đánh giá rủi ro về hối lộ của tổ chức, tiến hành theo 4.5, phát hiện rủi ro trên mức thấp về hối lộ liên quan đến:

- loại giao dịch, dự án hoặc hoạt động cụ thể,

- mối quan hệ theo hoạch định hoặc liên tục với các loại đối tác kinh doanh cụ thể, hoặc

- nhóm nhân sự cụ thể ở các vị trí nhất định (xem 7.2.2.2),

Thì tổ chức phải đánh giá bản chất và mức độ của rủi ro về hối lộ liên quan đến các giao dịch, dự án, hoạt động, đối tác kinh doanh và nhân sự cụ thể ở các loại hình đó.

Việc đánh giá này phải bao gồm các rà soát cẩn trọng cần thiết để thu được thông tin đầy đủ cho việc đánh giá rủi ro về hối lộ. Rà soát cẩn trọng này phải được cập nhật theo tần suất xác định sao cho những thay đổi và thông tin mới có thể được xem xét một cách thích hợp.

- Tổ chức có thể kết luận là không cần thiết, không hợp lý hoặc không thích hợp để thực hiện việc rà soát cẩn trọng với những loại hình nhất định về nhân sự và đối tác kinh doanh.

Chức năng tuân thủ chống hối lộ có yêu cầu phải được đánh giá liên tục hay không?

Liên quan đến cam kết chống hối lộ được nêu tại Mục 8.6 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018 (ISO 37001:2016) quy định:

Cam kết chống hối lộ

Với các đối tác kinh doanh gây ra rủi ro trên mức thấp về hối lộ, khi có thể, tổ chức phải áp dụng các thủ tục yêu cầu:

a) đối tác kinh doanh cam kết ngăn chặn hối lộ với danh nghĩa hoặc vì lợi ích của đối tác kinh doanh liên quan đến các giao dịch, dự án, hoạt động hoặc quan hệ;

b) tổ chức có thể chấm dứt quan hệ với đối tác kinh doanh trong trường hợp đối tác kinh doanh hối lộ với danh nghĩa hoặc vì lợi ích của họ liên quan đến giao dịch, dự án, hoạt động hoặc mối quan hệ.

Trong trường hợp không thể đáp ứng yêu cầu ở điểm a) hoặc b) nêu trên, thì đây phải là một yếu tố được tính đến khi định mức rủi ro về hối lộ trong quan hệ với đối tác kinh doanh (xem 4.5 và 8.2) và cách thức tổ chức quản lý những rủi ro này (xem 8.3, 8.4 và 8.5).

CHÚ THÍCH: Hướng dẫn thêm xem A.14.

Đồng thời theo Mục 9.4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 37001:2018 (ISO 37001:2016) quy định xem xét của chức năng tuân thủ chống hối lộ như sau:

Xem xét của chức năng tuân thủ chống hối lộ

Chức năng tuân thủ chống hối lộ phải đánh giá một cách liên tục xem hệ thống quản lý chống hối lộ có:

a) đầy đủ để quản lý một cách hiệu lực các rủi ro về hối lộ mà tổ chức phải đối mặt;

b) được thực hiện một cách hiệu lực.

Chức năng tuân thủ chống hối lộ phải báo cáo theo các khoảng thời gian được hoạch định và đột xuất khi thích hợp, cho ban điều hành (nếu có) và lãnh đạo cao nhất hoặc cho ban thích hợp của ban điều hành hoặc lãnh đạo cao nhất về sự thỏa đáng và việc áp dụng hệ thống quản lý chống hối lộ, bao gồm cả các kết quả điều tra và đánh giá.

CHÚ THÍCH 1: Tần suất của những báo cáo này phụ thuộc vào các yêu cầu của tổ chức nhưng được khuyến nghị ít nhất là mỗi năm một lần.

CHÚ THÍCH 2: Tổ chức có thể sử dụng các đối tác kinh doanh để hỗ trợ việc xem xét, miễn là việc giám sát của đối tác kinh doanh được trao đổi thông tin một cách thích hợp với chức năng tuân thủ chống hối lộ, lãnh đạo cao nhất và khi thích hợp với ban điều hành (nếu có).

Theo đó, chức năng tuân thủ chống hối lộ phải đánh giá một cách liên tục xem hệ thống quản lý chống hối lộ có:

- Đầy đủ để quản lý một cách hiệu lực các rủi ro về hối lộ mà tổ chức phải đối mặt;

- Được thực hiện một cách hiệu lực.