Trường hợp hồ sơ công chức bị hư hỏng trong quá trình bảo quản thì cơ quan nhà nước có thời gian bao nhiêu ngày để lập hồ sơ mới?

Nội dung chính

• Hồ sơ công chức đối với những công chức đang công tác có những thành phần hồ sơ nào?
• Trường hợp hồ sơ công chức bị hư hỏng trong quá trình bảo quản thì cơ quan nhà nước có thời gian bao nhiêu ngày để lập hồ sơ mới?
• Hồ sơ công chức được quản lý bởi cơ quan nhà nước nào?

Hồ sơ công chức đối với những công chức đang công tác có những thành phần hồ sơ nào?

Căn cứ Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về thành phần hồ sơ công chức đối với công chức đang công tác như sau:

Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức

...

2. Đối với công chức đang công tác

Các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:

a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

b) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

h) Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

...

Theo đó, hồ sơ công chức đối với những công chức đang công tác gồm những thành phần như sau:

- Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” ;

- Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức;

- Bản kê khai tài sản;

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư;

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

- Các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm (nếu có).

Hồ sơ công chức (Hình từ Internet)

Trường hợp hồ sơ công chức bị hư hỏng trong quá trình bảo quản thì cơ quan nhà nước có thời gian bao nhiêu ngày để lập hồ sơ mới?

Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 11/2012/TT-BNV (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BNV) quy định về việc lập hồ sơ công chức mới khi bị hư hỏng như sau:

Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức

...

2. Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thực hiện như sau:

a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư này.

b) Sau khi công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ, cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong các thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ công chức và báo cáo cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định.

...

Từ quy định trên thì trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định.

Hồ sơ công chức được quản lý bởi cơ quan nhà nước nào?

Căn cứ Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức như sau:

Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

1. Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

3. Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.

4. Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận.

5. Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.

Như vậy, cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý, bảo quản hồ sơ công chức là cơ quan quản lý công chức.