Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được gửi bằng hình thức nào? Thời gian gửi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được gửi bằng hình thức nào?
• Thời gian gửi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản của Tổng cục Thuế được quy định như thế nào?
• Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên những thông tin cơ bản nào?

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được gửi bằng hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 10 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về hình thức gửi, nhận văn bản điện tử như sau:

Hình thức gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị hoặc qua hệ thống thư điện tử (email), dịch vụ trên mạng (webservice) đối với các đơn vị không có hệ thống quản lý văn bản kết nối với cơ quan thuế.

2. Các đơn vị phải sử dụng chương trình Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

3. Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc của các đơn vị.

Như vậy, theo quy định trên thì Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được gửi bằng hình thức sau:

- Thực hiện gửi văn bản điện tử thông qua chương trình Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị hoặc qua hệ thống thư điện tử (email), dịch vụ trên mạng (webservice) đối với các đơn vị không có hệ thống quản lý văn bản kết nối với cơ quan thuế.

- Các đơn vị phải sử dụng chương trình Quản lý văn bản và điều hành với đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

- Trường hợp các văn bản cần phổ biến rộng rãi thì được đăng tải, cập nhật trên Cổng/Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc của các đơn vị.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Thời gian gửi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản của Tổng cục Thuế được quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 11 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử như sau:

Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Trừ trường hợp bên gửi và bên nhận đã thỏa thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định như sau:

a) Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới bên nhận là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của bên nhận và được hệ thống này xác nhận.

b) Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành mà bên nhận có thể truy cập và sử dụng văn bản điện tử từ thời điểm đó hoặc được bên nhận xác nhận.

2. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành phải được thiết lập tính năng xác định được thời điểm nhận, gửi đối với văn bản điện tử được gửi, nhận.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản ngành/ quốc gia.

Như vậy, theo quy định trên thì thời gian gửi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản của Tổng cục Thuế được bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông văn bản ngành/ quốc gia.

Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên những thông tin cơ bản nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 12 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về kiểm tra, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử như sau:

Kiểm tra, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử

1. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử là khi nội dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức biểu hiện thông tin phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị văn bản điện tử.

2. Văn bản điện tử được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên các thông tin cơ bản sau đây:

a) Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu văn bản;

b) Thông tin bên gửi và bên nhận văn bản điện tử;

c) Thời gian văn bản điện tử được chính thức phát hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử;

d) Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử;

đ) Chữ ký số của bên gửi trong trường hợp có sử dụng chữ ký số.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử của Tổng cục Thuế được kiểm tra tính toàn vẹn dựa trên những thông tin cơ bản sau:

- Thể thức văn bản bao gồm: Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; số, ký hiệu văn bản;

- Thông tin bên gửi và bên nhận văn bản điện tử;

- Thời gian văn bản điện tử được chính thức phát hành, hoặc thời gian gửi, nhận văn bản điện tử;

- Cấu trúc tệp dữ liệu chứa văn bản điện tử;

- Chữ ký số của bên gửi trong trường hợp có sử dụng chữ ký số.