Văn bản giấy gửi đích danh đến một cá nhân trong cơ quan có được phép đóng dấu công văn 'ĐẾN' trên văn bản đó hay không?

Nội dung chính

• Hoạt động tiếp nhận văn bản đến là bước thứ mấy trong trình tự quản lý văn bản đến?
• Văn bản giấy gửi đích danh đến một cá nhân trong cơ quan có được phép đóng dấu công văn "ĐẾN" trên văn bản đó hay không?
• Hoạt động tiếp nhận văn bản đến thuộc thẩm quyền xử lý của ai?

Hoạt động tiếp nhận văn bản đến là bước thứ mấy trong trình tự quản lý văn bản đến?

Tại Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về trình tự quản lý văn bản đến như sau:

"Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến."

Dễ dàng nhận thấy, trong trình tự quản lý văn bản đến, việc tiếp nhận văn bản đến là bước đầu tiên. Tiếp theo đó, văn bản đến được quản lý theo trình tự sau:

(1) Đăng ký văn bản đến

(2) Trình, chuyển giao văn bản đến

(3) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản giấy gửi đích danh đến một cá nhân trong cơ quan có được phép đóng dấu công văn "ĐẾN" trên văn bản đó hay không?

Căn cứ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ghi nhận hướng dẫn như sau:

“Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

[...]

b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

[...]”

Theo đó, đối với văn bản giấy gửi đích danh cá nhân trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận, không thực hiện bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Như vậy, nếu Quyết định nâng lương cá nhân là văn bản gửi đích danh cá nhân thì Văn thư không đóng dấu “ĐẾN” mà thực hiện chuyển cho nơi nhận, không bóc bì.

Trong trường hợp văn bản điện tử, tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể như sau:

"2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống."

Trong trường hợp này, khi tiếp nhận văn bản điện tử, Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống và thực hiện trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống theo quy định tại khoản 4 Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Hoạt động tiếp nhận văn bản đến thuộc thẩm quyền xử lý của ai?

Tại Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư như sau:

"Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định."

Theo đó, việc tiếp nhận văn bản đến thuộc thẩm quyền chính của văn thư cơ quan. Ngoài ra, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức và các cá nhân liên quan cũng có trách nhiệm phối hợp để theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư trong phạm vi quyền hạn của mình.

Như vậy, pháp luật hiện hành quy định rõ về trình tự quản lý đối với văn bản đến. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản đến được quy định cụ thể trong từng trường hợp văn bản giấy và văn bản điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến công tác văn thư cần đảm bảo tuân thủ đúng các quy định nêu trên để việc xử lý, hoạt động được diễn ra một cách thống nhất.