Văn phòng công chứng có bắt buộc phải lưu trữ bản gốc của chứng từ đã công chứng hay không?

Nội dung chính

• Công chứng là gì?
• Một văn bản công chứng như thế nào thì có giá trị pháp lý?
• Trong một bộ hồ sơ công chứng thì gồm những giấy tờ gì?
• Hồ sơ tại văn phòng công chứng được lưu trữ như thế nào?

Công chứng là gì?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 đã nêu khái niệm thì công chứng được hiểu là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Lưu trữ bản gốc của chứng từ đã công chứng

Một văn bản công chứng như thế nào thì có giá trị pháp lý?

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại Điều 5 Luật Công chứng 2014, cụ thể:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Trong một bộ hồ sơ công chứng thì gồm những giấy tờ gì?

Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định nội dung của hồ sơ công chứng bao gồm:

- Phiếu yêu cầu công chứng;

- Bản chính văn bản công chứng;

- Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp;

- Các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Bên cạnh đó thì hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

Hồ sơ tại văn phòng công chứng được lưu trữ như thế nào?

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 thì việc lưu trữ hồ sơ công chứng được thực hiện theo chế độ sau đây:

- Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

- Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Lưu ý: Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Như vậy, bản chính của văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan khi chị thực hiện việc công chứng sẽ được lưu trữ tại văn phòng công chứng đó ít nhất là 20 năm. Trên thực tế, khi thực hiện việc công chứng hợp đồng, thông thường các bên sẽ làm dư ra 01 bản để văn phòng công chứng lưu trữ theo quy định của pháp luật.