Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định có thể bị xử phạt tối đa bao nhiêu tiền?

Nội dung chính

• Văn phòng công chứng phải bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chứng như thế nào?
• Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định có thể bị xử phạt tối đa bao nhiêu tiền?
• Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành Bộ Tư pháp có quyền xử phạt Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định không?

Văn phòng công chứng phải bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chứng như thế nào?

Theo Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

- Văn phòng công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan.

Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

Lưu ý:

- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

- Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng;

Nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định có thể bị xử phạt tối đa bao nhiêu tiền?

Theo điểm đ khoản 1 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm quy định hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng như sau:

Hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

b) Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;

c) Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

d) Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định;

đ) Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định;

e) Sử dụng biển hiệu không đúng mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;

g) Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng quy định;

h) Từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có lý do chính đáng;

i) Từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng;

k) Không duy trì việc đáp ứng điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định;

l) Không đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản công chứng đã có chữ ký của công chứng viên hoặc không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên;

m) Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp liên tục cho công chứng viên của tổ chức mình;

n) Không tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.

...

Như vậy, theo quy định trên trường hợp Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định có thể bị xử phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến tối đa 7.000.000 đồng.

Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định (Hình từ Internet)

Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành Bộ Tư pháp có quyền xử phạt Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định không?

Theo điểm b khoản 2 Điều 88 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Phân định thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính

...

2. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của thanh tra:

...

b) Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành của Bộ Tư pháp xử phạt đối với các hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 5; các khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6 Điều 6; các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 7; Điều 8; các khoản 1, 2 và 3 Điều 9; các Điều 10, 11, 12, 13, 14 và 15; các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 16; Điều 17; Mục 4 Chương II; các Điều 21 và 22; các khoản 1, 2 và 3 Điều 23; các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 24; Mục 6 và Mục 7 Chương II; Điều 31 và Điều 32; các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 33; Mục 1 và Mục 2 Chương III; Điều 48 và Điều 49; các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 50; Mục 4 và Mục 5 Chương III; các khoản 1, 2 và 3 Điều 56; các khoản 1, 2 và 3 Điều 57; các Điều 58, 59, 60, 61 và 62; các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều 63; các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 64; Điều 65 và Điều 78; các khoản 1, 2 và 3 Điều 79; Điều 80; khoản 2 và các điểm a, b, c, d, đ, e, g, k và l khoản 3 Điều 81 Nghị định này;

...

Theo điểm b khoản 5 Điều 84 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành Bộ Tư pháp như sau:

Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan Thanh tra

...

5. Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành Bộ Tư pháp có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 21.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình; đến 28.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã; đến 35.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp;

...

Như vậy, Trưởng đoàn thanh tra chuyên ngành Bộ Tư pháp có quyền xử phạt Văn phòng công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định.

Lưu ý: Theo khoản 6 Điều 4 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định thẩm quyền phạt tiền của các chức danh được quy định tại Chương VIII Nghị định này là thẩm quyền phạt tiền đối với một hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, thẩm quyền phạt tiền tổ chức gấp 02 lần thẩm quyền phạt tiền cá nhân.