Việc Công chứng (chứng thực) các văn bằng tốt nghiệp hay giấy tờ thì hiện tại là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực có quy định về thời hạn dùng hay không?

Nội dung chính

• Sao y bản chính là gì? Giá trị pháp lý của sao y bản chính theo pháp luật hiện hành được quy định như thế nào?
• Việc Công chứng (chứng thực) các văn bằng tốt nghiệp hay giấy tờ thì hiện tại là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực có quy định về thời hạn dùng hay không?
• Sao y bản chính ở đâu? Các tổ chức, cơ quan nào có chức năng sao y bản chính?

Sao y bản chính là gì? Giá trị pháp lý của sao y bản chính theo pháp luật hiện hành được quy định như thế nào?

Sao y bản chính là việc các tổ chức, cơ quan có chức năng, thẩm quyền sẽ làm chứng cho việc các thông tin trên bản sao là hoàn toàn đúng với bản chính, thông qua việc chứng thực bản sao từ bản chính. Căn cứ theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:

“2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

Về giá trị pháp lý của sao y bản chính được căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã có quy định:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Theo đó, sao y bản chính tại các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền thì bản sao y công chứng là hoàn toàn có thể thay thế được bản chính và có giá trị sử dụng thay cho bản chính hoặc dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.

Quy định về thời hạn khi công chứng giấy tờ

Việc Công chứng (chứng thực) các văn bằng tốt nghiệp hay giấy tờ thì hiện tại là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực có quy định về thời hạn dùng hay không?

Thời hạn của bản sao y công chứng quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì không có quy định về thời hạn của bản sao y công chứng. Vì vậy, dựa vào quy định của pháp luật, thời hạn của bản sao y công chứng là vô thời hạn (không có thời hạn).

Như vậy, có thể thấy rằng thì hiện nay, pháp luật không có bất kỳ quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Như vậy, có thể hiểu thời hạn của bản sao y là vô thời hạn. Tuy nhiên, trên thực tế đối với các loại giấy tờ khác nhau, đặc biệt là giấy tờ có xác định thời hạn (Chứng minh nhân dân/Căn cước công …) thì bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn bản gốc còn giá trị.

Sao y bản chính ở đâu? Các tổ chức, cơ quan nào có chức năng sao y bản chính?

Các tổ chức, cơ quan có chức năng sao y bản chính sẽ được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sẽ bao gồm:

"Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà."

Như vậy, các tổ chức, cơ quan có chức năng sao y bản chính bao gồm:

- Phòng tư pháp trực thuộc ủy ban nhân dân huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh

- Ủy ban nhân dân xã/phường/thị trấn

- Tổ chức hành nghề công chứng

- Cá nhân đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài khi có nhu cầu sao y chứng thực sẽ tiến hành sao y tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự đặt tại nước đó.