Việc lập hồ sơ công việc của Bộ Y tế gồm những nội dung gì? Mỗi hồ sơ công việc của Bộ Y tế được lập cần đáp ứng yêu cầu gì?

Nội dung chính

• Việc lập hồ sơ công việc của Bộ Y tế gồm những nội dung gì?
• Mỗi hồ sơ công việc của Bộ Y tế được lập cần đáp ứng yêu cầu gì?
• Chánh Văn phòng Bộ Y tế có trách nhiệm như thế nào trong việc lập hồ sơ?

Việc lập hồ sơ công việc của Bộ Y tế gồm những nội dung gì?

Theo khoản 12, khoản 13 Điều 2 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 giải thích như sau:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các đơn vị và cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 23 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Bộ Y tế và thực tế công việc được giao cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ ...

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

...

Theo quy định trên, nội dung việc lập hồ sơ công việc của Bộ Y tế gồm:

- Mở hồ sơ:

+ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Bộ Y tế và thực tế công việc được giao cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ ...

- Thu thập văn bản vào hồ sơ:

+ Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.

+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ:

+ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

+ Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

Hồ sơ công việc của Bộ Y tế (Hình từ Internet)

Mỗi hồ sơ công việc của Bộ Y tế được lập cần đáp ứng yêu cầu gì?

Theo khoản 2 Điều 23 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

...

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Theo đó, hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Đồng thời, văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Chánh Văn phòng Bộ Y tế có trách nhiệm như thế nào trong việc lập hồ sơ?

Theo khoản 2 Điều 25 Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế Ban hành kèm theo Quyết định 4345/QĐ-BYT năm 2015 quy định như sau:

Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

...

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ tại đơn vị mình.

...

Theo đó, Chánh Văn phòng Bộ Y tế có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

Đồng thời, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ tại đơn vị mình.