Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào? Phương án lưu trữ chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Nội dung chính

• Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào?
• Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử là gì?
• Phương án lưu trữ chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào?

Căn cứ Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Theo quy định trên, việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

Đồng thời phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

Và chứng từ điện tử phải in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo những yêu cầu nào? Phương án lưu trữ chứng từ điện tử được quy định thế nào? (Hình từ Internet)

Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP về điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

Theo đó, đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải đáp ứng những điều kiện được quy định tại Điều 21 nêu trên.

Trong đó có điều kiện đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

Phương án lưu trữ chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Theo Điều 22 Nghị định 35/2007/NĐ-CP quy định về phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Phạm vi bảo quản, lưu trữ.

2. Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn:

a) Lựa chọn sử dụng công nghệ, trang bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ;

b) Tổ chức hệ thống lưu trữ chính và dự phòng;

c) Chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ;

d) Các biện pháp cần thiết khác để bảo đảm an toàn, hợp lý, khoa học, phòng ngừa, khắc phục các rủi ro.

3. Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ:

a) Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ;

b) Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ;

c) Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

d) Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro;

đ) Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ;

e) Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử.

Như vậy, phương án lưu trữ chứng từ điện tử phải bao gồm những nội dung về phạm vi bảo quản, lưu trữ; giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn và quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ.

Trong đó quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải gồm những nội dung sau:

+ Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ.

+ Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ.

+ Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ.

+ Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro.

+ Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ.

+ Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử.