Việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung nào?

Nội dung chính

• Việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung nào?
• Bộ phận nào có trách nhiệm phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo?
• Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo là gì?

Việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung nào?

Theo đó hiện nay quy định về phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại Điều 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023, cụ thể như sau:

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục phát hành tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, đảm bảo văn bản đi được gửi kịp thời, đúng địa chỉ.

+ Lập sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu hồi đủ, đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

- Văn bản đã phát hành cần sửa lại về nội dung thì phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương do chính người đã ký văn bản đó hoặc do người trên một cấp ký văn bản. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình người có thẩm quyền quyết định thực hiện việc sửa đổi, thay thế hoặc đính chính văn bản.

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trong trường hợp cần thu hồi văn bản, đơn vị chủ trì trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ và làm văn bản thông báo thu hồi, thông báo tới bên nhận để có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trong trường hợp cần thu hồi văn bản, đơn vị chủ trì trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ và làm văn bản thông báo thu hồi, yêu cầu bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Trục liên thông văn bản quốc gia hoặc trên Hệ thống E-Office, đồng thời thông báo để bên gửi biết.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. Số lượng bản chính văn bản giấy được xác định bởi số lượng được ghi ở phần Nơi nhận (Ví dụ: Lưu: VT, VP (5)).

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan số hóa văn bản giấy và ký số của Bộ GDĐT, đơn vị.

- Quy trình ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản được thực hiện theo Phụ lục XI của Quy chế này.

Việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm những nội dung nào? hình từ internet)

Bộ phận nào có trách nhiệm phát hành và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo?

Tại Điều 7 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan

1. Kiểm tra, tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của văn bản đến cơ quan Bộ vào Hệ thống E-Office trước khi chuyển giao văn bản.

2. Trình xin ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hoặc chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân giải quyết theo quy định trình, chuyển giao văn bản đến tại Điều 26 Tiểu mục 2 Mục 3 Chương II Quy chế này.

3. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.

4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ GDĐT theo đường bưu điện và thông tin điện tử.

5. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ thống E-Office; quản lý văn bản lưu tại Văn thư cơ quan.

6. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt.

7. Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ GDĐT, Văn phòng và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.

8. Giao nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng giao.

Theo quy định này thì Văn thư cơ quan là bộ phận có trách nhiệm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ GDĐT theo đường bưu điện và thông tin điện tử.

Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo là gì?

Căn cứ Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích về văn bản đi như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

...

Đồng thời tại Điều 2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định về văn bản đi thuộc Bộ này như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Bộ GDĐT và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của Bộ GDĐT.

3. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

4. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do Bộ GDĐT ban hành.

...

Như vậy, văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được hiểu là tất cả các loại văn bản do Bộ GDĐT ban hành.