Việc sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định thế nào? Khi nào chứng từ điện tử hết thời hạn nhưng phải tiếp tục lưu trữ?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có giá trị pháp lý thế nào?
• Việc sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định thế nào?
• Chứng từ điện tử hết thời hạn nhưng phải tiếp tục được lưu trữ trong trường hợp nào?

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có giá trị pháp lý thế nào?

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau:

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

...

2. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư này có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng một trong các biện pháp quy định tại Điều 5 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP.

3. Chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại:

Chứng từ điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy và ngược lại theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chứng từ nộp NSNN phục hồi được thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và Điều 23 Thông tư này.

...

Như vậy, theo quy định, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy.

Ngoài ra, chứng từ điện tử còn có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng một trong các biện pháp sau đây:

- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống;

Ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử:

+ Xác thực bằng chứng thư số;

+ Xác thực bằng sinh trắc học;

+ Xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có giá trị pháp lý thế nào? (Hình từ Internet)

Việc sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định thế nào?

Việc sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được quy định tại khoản 4 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau:

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

...

4. Sửa đổi chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được sửa đổi theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP.

...

Theo đó, việc sửa đổi chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định 165/2018/NĐ-CP, cụ thể:

- Việc sửa đổi chứng từ điện tử khi chưa được phê duyệt chính thức hoặc chưa được truyền đi để thực hiện giao dịch điện tử thực hiện theo quy trình quản lý của cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi tạo chứng từ hoặc chủ quản hệ thống thông tin.

- Việc sửa đổi chứng từ điện tử sau khi đã được phê duyệt chính thức hoặc sau khi đã được truyền đi để thực hiện giao dịch điện tử cần được thực hiện lại từ khâu khởi tạo và bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật chuyên ngành.

Lưu ý: Hệ thống thông tin phải ghi nhận người thực hiện, thời điểm thực hiện, các thông tin khác liên quan đến việc sửa đổi chứng từ điện tử.

Chứng từ điện tử hết thời hạn nhưng phải tiếp tục được lưu trữ trong trường hợp nào?

Việc lưu trữ chứng từ điện tử được quy định tại khoản 5 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC như sau:

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

...

5. Lưu trữ chứng từ điện tử: Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử, các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Giao dịch điện tử. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.

Như vậy, theo quy định, trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.