Việc ứng dụng vào quá trình quản lý dự án phải đảm bảo thực hiện như thế nào? Mục đích của Quản lý nhóm dự án là gì?

Nội dung chính

• Dự án bao gồm các hoạt động gì và quản lý dự án được thực hiện ra sao?
• Việc ứng dựng vào quá trình quản lý dự án phải đảm bảo thực hiện như thế nào?
• Mục đích của Quản lý nhóm dự án theo quy định là gì?

Dự án bao gồm các hoạt động gì và quản lý dự án được thực hiện ra sao?

Căn cứ theo Mục 3.2, Mục 3.3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) về Hướng dẫn quản lý dự án có quy định về dự án và quản lý dự án như sau:

3.2 Dự án

Dự án bao gồm một tập hợp duy nhất các quá trình gồm các hoạt động được kết hợp và kiểm soát với thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Việc đạt được các mục tiêu của dự án đòi hỏi cung cấp các sản phẩm bàn giao phù hợp với các yêu cầu cụ thể. Một dự án có thể chịu nhiều hạn chế như mô tả trong 3.11.

Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau nhưng mỗi dự án lại là đơn nhất. Sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong các trường hợp sau:

- sản phẩm bàn giao được cung cấp;

- các bên liên quan chi phối;

- nguồn lực được sử dụng;

- các hạn chế;

- cách thức điều chỉnh các quá trình để tạo ra các sản phẩm bàn giao.

Mỗi dự án có sự bắt đầu và kết thúc rõ ràng và thường được chia thành các giai đoạn như mô tả trong 3.10. Dự án bắt đầu và kết thúc như mô tả trong 4.3.1.

3.3 Quản lý dự án

Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật và năng lực đối với dự án. Quản lý dự án bao gồm việc tích hợp các giai đoạn khác nhau của vòng đời dự án như mô tả trong 3.10.

Quản lý dự án được thực hiện thông qua các quá trình. Các quá trình được lựa chọn để thực hiện dự án cần được gắn kết một cách có hệ thống. Mỗi giai đoạn của vòng đời dự án cần có các sản phẩm bàn giao cụ thể. Các sản phẩm bàn giao này cần được xem xét thường xuyên trong suốt dự án để đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan khác.

Như vậy, dự án bao gồm một tập hợp duy nhất các quá trình gồm các hoạt động được kết hợp và kiểm soát với thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.

Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật và năng lực đối với dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua các quá trình. Các quá trình được lựa chọn để thực hiện dự án cần được gắn kết một cách có hệ thống.

Quản lý dự án (Hình từ Internet)

Việc ứng dựng vào quá trình quản lý dự án phải đảm bảo thực hiện như thế nào?

Tại Mục 4.1 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) quy định về ứng dụng quá trình quản lý dự án như sau:

Ứng dụng quá trình quản lý dự án

Tiêu chuẩn này xác định các quá trình quản lý dự án được khuyến nghị sử dụng trong suốt thời gian thực hiện toàn bộ dự án, cho từng giai đoạn riêng biệt của dự án hoặc cả hai. Các quá trình quản lý dự án này phù hợp với các dự án trong tất cả các tổ chức. Quản lý dự án đòi hỏi phải có sự phối hợp đáng kể và như vậy, đòi hỏi mỗi quá trình được sử dụng được gắn kết và kết nối thích hợp với các quá trình khác. Một số quá trình có thể được lặp lại để xác định đầy đủ và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan và đạt được thỏa thuận về các mục tiêu của dự án.

Các nhà quản lý dự án, kết hợp với các bên liên quan khác của dự án, cần cân nhắc cẩn trọng các quá trình được xác định trong 4.3 và áp dụng chúng cho phù hợp với những nhu cầu của dự án và nhu cầu của tổ chức.

Các quá trình được mô tả trong 4.3 không nhất thiết phải được áp dụng đồng bộ cho tất cả các dự án hoặc tất cả các giai đoạn của dự án. Do đó, nhà quản lý dự án cần điều chỉnh các quá trình quản lý cho từng dự án hoặc giai đoạn dự án bằng cách xác định những quá trình nào là thích hợp và mức độ nghiêm ngặt sẽ được áp dụng cho từng quá trình. Việc điều chỉnh này cần được thực hiện phù hợp với các chính sách có liên quan của tổ chức.

Để một dự án thành công, cần thực hiện các hành động sau:

- lựa chọn các quá trình thích hợp được mô tả trong 4.3 mà được yêu cầu để đáp ứng các mục tiêu của dự án;

- sử dụng cách tiếp cận đã được xác định để xây dựng hoặc điều chỉnh các quy định kỹ thuật và kế hoạch sản phẩm để đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của dự án;

- tuân thủ các yêu cầu để đáp ứng các nhà tài trợ dự án, khách hàng và các bên liên quan khác;

- xác định và quản lý phạm vi dự án trong các hạn chế, trong khi xem xét các rủi ro của dự án và nhu cầu nguồn lực để đưa ra các sản phẩm bàn giao của dự án;

- nhận được sự hỗ trợ thích hợp từ mỗi tổ chức thực hiện, bao gồm cam kết của khách hàng và nhà tài trợ dự án.

Các quá trình quản lý dự án trong tiêu chuẩn này được xác định và mô tả theo mục đích áp dụng, mối quan hệ giữa các quá trình, tương tác trong các quá trình và các đầu vào và đầu ra chính gắn kết với mỗi quá trình. Để ngắn gọn, tiêu chuẩn này không chỉ ra nguồn của tất cả các yếu tố đầu vào chính hoặc nơi tiếp nhận các yếu tố đầu ra chính.

Mục đích của Quản lý nhóm dự án theo quy định là gì?

Tại Mục 4.3.20 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 (ISO 21500:2012) quy định thì:

Quản lý nhóm dự án

Mục đích của Quản lý nhóm dự án là tối ưu hóa việc thực hiện nhóm, đưa ra phản hồi, giải quyết các vấn đề, khuyến khích thông tin, liên lạc và điều phối các thay đổi nhằm đạt được sự thành công của dự án.

Theo kết quả của việc quản lý nhóm dự án, các yêu cầu về nguồn lực có thể được sửa đổi. Các vấn đề cần được nêu ra và đầu vào cần được cung cấp cho việc đánh giá thực hiện của nhân sự của tổ chức và các bài học kinh nghiệm của dự án cần được rút ra.

Các đầu vào và đầu ra chính được liệt kê trong Bảng 20.