Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện qua các giai đoạn nào?

Nội dung chính

• Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện qua các giai đoạn nào?
• Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm những ai?
• Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao có nhiệm vụ như thế nào?

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện qua các giai đoạn nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 38 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về xác định giá trị hồ sơ, tài liệu như sau:

Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

1. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để bảo quản và loại ra những tài liệu, hồ sơ hết giá trị để hủy, phải do Hội đồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy chế này. Các đơn vị và cá nhân không được tự ý hủy hồ sơ, tài liệu.

2. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra và căn cứ vào các quy định, hướng dẫn của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhằm giải quyết những vấn đề sau:

- Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện các yêu cầu về xử lý tài liệu không có giá trị.

3. Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện các giai đoạn sau:

a) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư.

b) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan.

c) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong lưu trữ lịch sử.

4. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành và những quy định hiện hành của pháp luật về công tác lưu trữ.

Như vậy, theo quy định trên thì việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao được thực hiện qua các giai đoạn sau:

- Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư.

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan.

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong lưu trữ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm những ai?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 39 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan như sau:

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Lưu trữ: Thư ký Hội đồng;

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm sau:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Lưu trữ: Thư ký Hội đồng;

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao có nhiệm vụ như thế nào?

Căn cứ tại Điều 40 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017, có quy định về nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu như sau:

Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Xem xét đối chiếu danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị hủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị để loại hủy cần xem xét lại thực tế tài liệu.

2. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản; lập biên bản và có đủ chữ ký của các thành viên.

3. Thông qua biên bản, trình cấp có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị.

4. Đối với những hồ sơ, tài liệu trước năm 1954 và hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa do Viện kiểm sát nhân dân các cấp đang quản lý chỉ được phép hủy sau khi có sự thẩm định trực tiếp của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao và quyết định cho phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

5. Đối với hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ kiểm sát khi hết thời hạn bảo quản, được Hội đồng xác định giá trị thẩm định và được phép của cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy, thực hiện theo Điều 41, Điều 42 của Quy chế này.

6. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.

Như vậy, thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao có nhiệm vụ được quy định như trên.