Xử lý đối với bản lưu sổ chứng thực được pháp luật quy định thế nào? Có bao nhiêu loại sổ chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay?

Nội dung chính

• Sổ chứng thực được hiểu như thế nào?
• Xử lý đối với bản lưu sổ chứng thực được pháp luật quy định ra sao?
• Có bao nhiêu loại sổ chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay?

Sổ chứng thực được hiểu như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực như sau:

"1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu."

Theo đó, có thể hiểu sổ chứng thực là tài liệu dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Khi hết năm thì các cơ quan, tổ chức đó sẽ thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Sổ chứng thực (Hình từ Internet)

Xử lý đối với bản lưu sổ chứng thực được pháp luật quy định ra sao?

Theo Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chế độ lưu trữ như sau:

"Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.

5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ."

Như vậy, tùy theo bản sao đó thuộc loại nào mà xác định thời hạn lưu trữ là bao lâu, sau khi hết thời hạn lưu trữ thì thực hiện hủy bản lưu đó. Do đó, trường hợp của bạn muốn biết thời hạn lưu trữ sổ chứng thực được lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Có bao nhiêu loại sổ chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay?

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

"Điều 13. Sổ chứng thực và số chứng thực

...

2. Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

3. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

4. Mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);

b) Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);

c) Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);

đ) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD)."

Theo đó, hiện nay có 4 loại mẫu sổ chứng thực được ban hành bởi khoản 4 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.