Yêu cầu quản lý công tác văn thư nhà nước được quy định như thế nào? Theo quy định của pháp luật liên quan đến công tác văn thư, văn bản điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Nội dung chính

• Yêu cầu quản lý công tác văn thư nhà nước được quy định như thế nào?
• Thể thức của một văn bản do cơ quan nhà nước ban hành phải đáp ứng những tiêu chí nào?
• Theo quy định của pháp luật liên quan đến công tác quản lý công tác văn thư, văn bản điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Yêu cầu quản lý công tác văn thư nhà nước được quy định như thế nào?

Công tác văn thư nhà nước (Hình từ Internet)

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Như vậy, bạn cần nắm các quy định liên quan đến việc quản lý công tác văn thư đã được liệt kê phía trên bao gồm thẩm quyền, trình tự, thủ tục, cách quản lý văn bản đến văn bản đi, yêu cầu về việc phát hành văn bản, theo dõi tình trạng của văn bản, quản lý con dấu và các vấn đề liên quan được đề cập phía trên.

Thể thức của một văn bản do cơ quan nhà nước ban hành phải đáp ứng những tiêu chí nào?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:

Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Đồng thời căn cứ khoản 15 Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 quy định như sau:

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

...

15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Như vậy, các văn bản do Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc văn bản hành chính và phải đảm bảo các quy định về thể thức trình bày như một văn bản hành chính.

Theo đó, tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức của văn bản hành chính trong quản lý công tác văn thư như sau:

Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Theo đó, khi đảm nhiệm vị trí thư ký của Ủy ban nhân dân cấp xã, bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý công tác văn thư, vì vậy bạn cần lưu ý các quy định trên về thể thức của văn bản để đảm bảo đúng yêu cầu do luật định.

Theo quy định của pháp luật liên quan đến công tác quản lý công tác văn thư, văn bản điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Căn cứ khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích khái niệm văn bản điện tử như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Căn cứ Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau:

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Như vậy, một văn bản điện tử được xem là có giá trị pháp lý cần thỏa điều kiện về chủ thể ký kết và chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.